Frontier AI und deine eigenen Daten in Workspaces: Die Zukunft der Arbeit beginnt jetzt

Hand aufs Herz: Wie arbeiten wir heute? Viele Mitarbeitende in KMU verbringen täglich viel Zeit mit:

• dem Suchen von Informationen in E-Mails, Dokumenten oder Ordnern,

• dem Zusammentragen von Daten für Berichte,

• dem Springen zwischen verschiedenen Tools und Anwendungen,

• dem Wiederholen von Aufgaben oder Anfragen, weil Informationen nicht zentral verfügbar sind.

Diese Arbeit ist oft zeitaufwändig, fragmentiert und wenig effizient - wie wäre es, wenn wir das alles auslagern könnten und dabei aber das Firmeninterne Wissen nutzen könnten? Geht auch - und zwar schneller als Du denkst.

Ich bringe Dir heute 2 Themen zusammen: Wie FRONTIER Firmen, so nennt Microsoft das, gemeinsam mit INTERNEM KONTEXT WISSEN (das sind die neuen Integrationen bei ChatGPT, Claude und Co) funktionieren und zusammenarbeiten.

Denn seit 2025 erlauben es neue KI-Systeme wie Claude, Grok und ChatGPT, eigene Daten direkt in sogenannten Workspaces zu integrieren. Das bedeutet: Die KI kann auf Deine Dokumente, E-Mails, Tabellen oder Projektdaten zugreifen, um Dir präzisere Antworten und bessere Unterstützung zu bieten.

Anstatt der KI immer wieder alles neu zu erklären, kennt sie Deinen Kontext – sie merkt sich, woran Du arbeitest, was Deine Ziele sind und welche Informationen für Dich relevant sind.

Das Ergebnis:

• Du sparst Zeit, weil die KI auf vorhandenes Wissen zugreift.

• Du erhältst bessere, speziell auf Dein Projekt zugeschnittene Antworten.

• Teams können gemeinsam auf denselben Datenbestand zugreifen und effizienter arbeiten.

Weil KI-Modelle nun mit Deinen internen Daten arbeiten, ist der Schutz dieser Informationen entscheidend. Besonders Unternehmen müssen sicherstellen:

• Klare Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen dürfen auf sensible Daten zugreifen.

• Training ausschliessen: Viele Systeme – etwa ChatGPT für Unternehmen – bieten die Option, dass Deine Daten nicht für KI-Training genutzt werden.

• Datenresidenz: Moderne Lösungen ermöglichen, dass Daten innerhalb Europas gespeichert und verarbeitet werden, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.

Unternehmen sollten jetzt aber mit ihren Mitarbeiter:Innen sprechen ob das bereits geschieht – sie stärken auch das Vertrauen von Kund:Innen und Mitarbeitenden.

Warum diese Entwicklungen zusammengehören

Die Fähigkeit, eigene Daten effizient in KI-Systeme einzubinden, ist kein reines "nice-to-have" mehr – sie ist der neue Standard für produktive, innovative Unternehmen.

Denn Microsoft sagt “Frontier Firms” nutzen solche Workspaces und eigene Daten, um:

• Effizienzgewinne durch reduzierte Suchzeiten und konsistente Kontextnutzung zu erzielen,

• Entscheidungsfindungen durch präzisere, datenbasierte Analysen zu beschleunigen,

• Teamarbeit in hybriden Strukturen zwischen Mensch und KI-Agent:Innen neu zu gestalten.

Dadurch entsteht ein echter Wettbewerbsvorteil, der weit über herkömmliche KI-Assistenz hinausgeht.

Vom isolierten Chatbot zum integrierten Team-Agenten

Die Integration von Workspaces und Unternehmensdaten markiert damit einen Wechsel und Wandel in der KI-Nutzung. Aus isolierten Chatbots werden kontextbewusste Team-Agenten, die:

• Relevante Informationen direkt aus Unternehmensdokumenten extrahieren

• Komplexe Projekte über längere Zeiträume hinweg begleiten können

• Den Kontext von Gesprächen und Dokumenten verstehen und entsprechend reagieren

• Als zentrale Wissens-Hubs fungieren, die Informationssilos überwinden

Wie die Integration in der Praxis aussieht, zeigt sich bei ChatGPT besonders deutlich: Nach der Verbindung mit Google Drive können neue Buttons wie "Internes Wissen" genutzt werden, um gezielt Informationen aus den Unternehmensdateien abzurufen. Die KI kann dabei mehrere Dokumente durchsuchen, Inhalte zusammenfassen oder gezielte Analysen durchführen - ohne dass die Daten für das KI-Training verwendet werden müssen.

Claude von Anthropic kann nun direkt mit Google Workspace verbunden werden. Das bedeutet, dass Claude auf Ihre E-Mails in Gmail, Termine im Google Kalender und Dokumente in Google Docs zugreifen kann. Diese Integration ermöglicht es Claude, relevante Informationen aus Ihren Google Workspace-Anwendungen zu nutzen, um Ihnen bei Aufgaben wie der Zusammenfassung von E-Mails, der Identifizierung von Aktionspunkten und der Bereitstellung von Kontext aus Dokumenten zu helfen.

Die Funktion ist derzeit in der Beta-Phase und für zahlende Nutzer verfügbar. Anthropic betont, dass der Zugriff sicher ist und nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung erfolgt. Claude kann keine Daten zwischen verschiedenen Nutzern austauschen, da jede Verbindung spezifisch authentifiziert und autorisiert ist. Diese Integration ist Teil von Claudes Weiterentwicklung zu einem umfassenderen virtuellen Assistenten, der Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten kann

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Noch einen Schritt weiter geht aber Microsoft mit Copilot: Durch die Einführung spezialisierter Agenten und die Möglichkeit, eigene KI-Lösungen zu entwickeln, bietet Microsoft Unternehmen ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine zu revolutionieren.

Diese Agenten sollen bestimmte Aufgabenbereiche abdecken:​

• Researcher-Agent: kann komplexe Recherchen durchführen und dabei Daten aus verschiedenen Quellen wie Salesforce und ServiceNow integrieren.

• Analyst-Agent: ist in der Lage, Rohdaten zu verarbeiten, Python-Code auszuführen und detaillierte Berichte zu erstellen, ähnlich wie ein erfahrener Datenanalyst.

Diese Agenten sind darauf ausgelegt, spezifische Geschäftsprozesse zu optimieren und Mitarbeitende bei komplexen Aufgaben zu unterstützen.

Mit Copilot Studio bietet Microsoft Unternehmen die Möglichkeit, eigene KI-Agent:Innen zu erstellen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dies ermöglicht es, individuelle Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Produktivität zu steigern indem sie spezifische Aufgaben zu übernehmen, wie z. B.:​

• Automatisierte Beantwortung von Kundenanfragen basierend auf unternehmensspezifischen Informationen.​

• Durchführung von Datenanalysen unter Verwendung interner Geschäftsdaten.​

• Integration in bestehende Systeme wie SharePoint, Dynamics 365 oder andere über Copilot-Konnektoren, um auf relevante Datenquellen zuzugreifen.​

Diese Agenten können übrigens in verschiedenen Kanälen eingesetzt werden, einschliesslich Microsoft Teams, SharePoint oder auf Unternehmenswebsites, um Mitarbeitende und Kund:Innen zu unterstützen.

Was ändert sich jetzt durch "internes Wissen" und Copilot-Agent:Innen?

1. Internes Wissen sofort verfügbar machen

Mit neuen KI-Workspaces (z. B. bei ChatGPT, Claude oder Grok) können wir unsere eigenen Dateien (E-Mails, Tabellen, Dokumente) in die KI einbinden.
Das heisst konkret:

• Wir müssen nicht mehr selbst nach Informationen suchen – die KI kennt unsere Projekte und Aufgaben.

• Wir können der KI sagen: „Erstelle mir aus den letzten drei Projektberichten eine Zusammenfassung.“ Die KI liest die gespeicherten Dokumente und erledigt diese Arbeit automatisch.

• Wir behalten den Überblick über Aufgaben, Statusberichte oder Kundeninformationen, ohne ständig Systeme wechseln zu müssen.

2. Eigene KI-Agent:Innen für individuelle Aufgaben

Mit Microsoft Copilot Studio (und auch anderen Agenten Frameworks) können Unternehmen jetzt eigene kleine KI-Programme – sogenannte Agenten – entwickeln, die auf interne Datenquellen zugreifen und wiederkehrende Aufgaben übernehmen.

Das heisst konkret:

• Ein Sales-Agent:In kann automatisch die wichtigsten Leads aus unserem CRM-System auswerten und priorisieren.

• Ein Support-Agent:In kann auf unsere Wissensdatenbank zugreifen und Antworten auf Kundenfragen direkt im Chat liefern.

• Ein Reporting-Agent:In kann aus verschiedenen Excel-Dateien automatisch aktuelle Berichte zusammenstellen.

Und wir brauchen dafür keine Programmierkenntnisse – viele Prozesse lassen sich über Vorlagen und einfache Anpassungen konfigurieren.

Und darum ist es Zeit für Frontier Companies

Frontier Companies sind Unternehmen, die frühzeitig:

• KI nicht als Werkzeug, sondern als festen Bestandteil ihrer Arbeitsstruktur nutzen,

• ihre eigenen Daten systematisch in KI-gestützte Prozesse einbinden,

• die Zusammenarbeit zwischen Menschen und KI neu gestalten (Mensch + Agent:Innen-Teams).

Wenn unsere Organisation diese neuen Möglichkeiten nutzt – also internes Wissen aktiv verfügbar macht und eigene Agent:Innen entwickelt –, nehmen wir dieselbe Rolle ein wie eine Frontier Company und diese durchlaufen Unternehmen auf dem Weg zur Frontier Company typischerweise drei Phasen:

1. Einsatz von KI-Assistent:Innen: Mitarbeitende nutzen KI-Tools zur Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben.​

2. Integration von digitalen Kolleg:Innen: KI-Agent:Innen übernehmen spezifische Aufgaben innerhalb von Teams.​

3. Autonome KI-gestützte Prozesse: KI-Agent:Innen führen Geschäftsprozesse eigenständig aus, wobei Menschen die übergeordnete Kontrolle behalten.​

Diese Entwicklung führt zu Unternehmen, die schneller skalieren, agiler operieren und schneller Wert generieren können.

Allerdings bringt diese Transformation auch Herausforderungen mit sich, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und die Notwendigkeit, Mitarbeitende entsprechend zu schulen und auf die Zusammenarbeit mit KI vorzubereiten.​

Und darum bin ich nach wie vor überzeugt: Die Zukunft gehört nicht mehr dem Tippen und Klicken, sondern dem gemAInsamen arbeiten mit intelligenten Systemen. Wir stehen am Beginn einer Ära, in der die Grenzen zwischen Mensch und Maschine durch Sprache neu definiert werden – einer Ära, in der wir mit unseren Computern nicht mehr über Tastaturen und Mäuse kommunizieren, sondern durch die natürlichste Form der menschlichen Interaktion: das Gespräch. Also wenn Du reden willst, und wenn Du mit mir zusammenarbeiten willst: melde Dich gerne www.rogerbasler.ch

Disclaimer: Dieser Artikel wurde nach meinem eigenen Wissen und dann mit Recherchen mit KI (Perplexity.Ai und Grok.com sowie Gemini.Google.com) manuell zusammengestellt und mit Deepl.com/write vereinfacht. Der Text wird dann nochmals von zwei Personen meiner Wahl gelesen und kritisch hinterfragt. Das Bild stammt von Ideogram.Ai und ist selbst erstellt. Dieser Artikel ist rein edukativ und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bitte melde dich, wenn Du Ungenauigkeiten feststellst, danke.

Quellen und weitere Informationen:

Microsoft. (2025). 2025 – The Year the Frontier Firm Is Born. Microsoft Worklab. https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/2025-the-year-the-frontier-firm-is-born

Microsoft. (2025, April 23). Microsoft 365 Copilot: Built for the era of human-agent collaboration. Microsoft 365 Blog. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2025/04/23/microsoft-365-copilot-built-for-the-era-of-human-agent-collaboration/

it-boltwise.de. (2024). Claude KI-Integration in Google Workspace für effizientere Arbeitsabläufe. https://www.it-boltwise.de/claude-ki-integration-in-google-workspace-fuer-effizientere-arbeitsablaeufe.html

IT-Magazine. (2025). OpenAI ermöglicht Datenresidenz und API-Verarbeitung in Europa. https://www.itmagazine.ch/artikel/84001/OpenAI_ermoeglicht_Datenresidenz_und_API-Verarbeitung_in_Europa.html

YouTube. (2025). Grok Workspaces Erklärungsvideo. https://www.youtube.com/watch?v=qPhGMk13XIo

Microsoft. (2025, April 14). Die Agent-Funktionen mit Copilot-Konnektoren erweitern. Microsoft Learn. https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/copilot-connectors-in-copilot-studio​